Förbered för att lämna över
När man börjar närma sig slutfasen i ett projekt är det dags att börja fundera mer i detalj på hur projektet ska lämna över stafettpinnen till projektets målgrupper för att integrera i deras ordinarie verksamheter. Vilka personer har vilja, mandat, tid och resurser att fortsätta arbetet och hur ser deras förutsättningar ut? Hur ska överlämningen gå till i praktiken?
Det är viktigt att representanter från projektet för en tät dialog med nyckelpersoner som på olika sätt ska överta den långsiktiga förvaltningen av projektresultaten och säkerställa att dessa är engagerade, förstår och accepterar sin roll, samt att de tillsammans kan reda ut praktiska frågor kring överlämningen.
Ge frihet och undanröj hinder
I den här fasen är det bra om projektledningen minskar sin detaljstyrning och låter nyckelpersonerna växla upp och gradvis ta mer ansvar. Att ge frihet att hitta egna sätt att implementera projektresultat skapar engagemang och gynnar känslan av ägarskap. Projektledningen kan i detta skede koncentrera sig mer på att försöka ge stöd och undanröja hinder som kan stå i vägen för implementering eller långsiktig förvaltning av resultaten i målgruppen. Det är också viktigt att uppmärksamma och agera på saker som motverkar eller riskerar att stjälpa förändringsprocessen. Detta kan t.ex. handla om att försöka lösa konflikter kring vägval för implementeringen eller att synliggöra risker för att något hamnar “mellan stolarna”.
En förändringsresa är färdig först när det man skapat inom projektet är förankrat i kulturen (t.ex. i målgruppernas respektive organisationer) och ses som “det nya normala”. Detta kan ta lång tid och kräva stor uthållighet.
Kommunicera resultat
Kommunikation med målgrupper och andra intressenter är ju viktigt genom hela projektresan men när man börjar närma sig avslut blir det allt större fokus på att dela med sig av resultat. När man planerar för olika kommunikationsinsatser är det viktigt att verkligen tänka efter noggrant och ha en öppen dialog i projektgruppen om hur de tillgängliga resurserna ska prioriteras för att få så stor effekt som möjligt. Exempelvis kan man fundera på om det är bättre att satsa på ett riktat interaktivt lärprojekt med särskilt relevanta partners istället för en resursslukande konferens “öppen för alla intresserade” där det kan vara svårare att säkerställa en verklig målgruppsanpassning av innehållet.
Bemanning
Att avsluta ett projekt innebär ofta hög arbetsbelastning för projektledningen och nyckelpersoner i projektet. Det är viktigt att man tidigt säkrar resurser för nödvändiga arbetsuppgifter kopplade till administration, ekonomi och kommunikation för att se till att projektet kan avslutas på ett ordnat och professionellt sätt. Att lämna alla sådana uppgifter till projektledaren, framförallt för större projekt, är förenat med risker (både för kvalitet och projektledarens hälsa) då arbetsbelastningen ofta blir mycket hög.
Knyt ihop säcken och fira
När projektet avslutas är det viktigt att också knyta ihop säcken för projektgruppen. Vissa av individerna kanske fortsätter att arbeta tillsammans i andra konstellationer men troligtvis inte alla. Att ta tid för att träffas och gå igenom projektresan tillsammans är viktigt både för att få fira segrar och lufta frustrationer över saker som inte gick som planerat. Gruppsykologiskt är det viktigt att göra ett ordentligt avslut och ge gruppmedlemmarna tillfälle att uttrycka sina tankar och känslor kring vad som hänt under projektet – detta för att man ska kunna gå vidare till nya sammanhang utan att det ligger kvar frustrationer kring “det som borde sagts”.
Det är viktigt att fira delsegrar under hela projektet för att hålla engagemanget uppe och skapa intresse från nyckelintressenter, men när projektet är avslutat då bör man fira ordentligt att man kommit i mål och synliggöra hur viktiga projektmedlemmarnas respektive insatser varit för att projektet som helhet skulle fungera. Fira bör man även om inte allt i projektet gick som det skulle eller blev så lyckat som man hade hoppats – då kan man istället fokusera på alla de ovärderliga lärdomar man fått på vägen och prata om hur viktiga de kommer att vara i andra sammanhang i framtiden.
