Avslut

Förbered för att lämna över

När man börjar närma sig slutfasen i ett projekt är det dags att börja fundera mer i detalj på hur projektet ska lämna över stafettpinnen till projektets målgrupper för att integrera i deras ordinarie verksamheter. Vilka personer har vilja, mandat, tid och resurser att fortsätta arbetet och hur ser deras förutsättningar ut? Hur ska överlämningen gå till i praktiken?

Det är viktigt att representanter från projektet för en tät dialog med nyckelpersoner som på olika sätt ska överta den långsiktiga förvaltningen av projektresultaten och säkerställa att dessa är engagerade, förstår och accepterar sin roll, samt att de tillsammans kan reda ut praktiska frågor kring överlämningen.

Ge frihet och undanröj hinder

I den här fasen är det bra om projektledningen minskar sin detaljstyrning och låter nyckelpersonerna växla upp och gradvis ta mer ansvar. Att ge frihet att hitta egna sätt att implementera projektresultat skapar engagemang och gynnar känslan av ägarskap. Projektledningen kan i detta skede koncentrera sig mer på att försöka ge stöd och undanröja hinder som kan stå i vägen för implementering eller långsiktig förvaltning av resultaten i målgruppen. Det är också viktigt att uppmärksamma och agera på saker som motverkar eller riskerar att stjälpa förändringsprocessen. Detta kan t.ex. handla om att försöka lösa konflikter kring vägval för implementeringen eller att synliggöra risker för att något hamnar “mellan stolarna”. 

En förändringsresa är färdig först när det man skapat inom projektet är förankrat i kulturen (t.ex. i målgruppernas respektive organisationer) och ses som “det nya normala”. Detta kan ta lång tid och kräva stor uthållighet. 

Kommunicera resultat

Kommunikation med målgrupper och andra intressenter är ju viktigt genom hela projektresan men när man börjar närma sig avslut blir det allt större fokus på att dela med sig av resultat. När man planerar för olika kommunikationsinsatser är det viktigt att verkligen tänka efter noggrant och ha en öppen dialog i projektgruppen om hur de tillgängliga resurserna ska prioriteras för att få så stor effekt som möjligt. Exempelvis kan man fundera på om det är bättre att satsa på ett riktat interaktivt lärprojekt med särskilt relevanta partners istället för en resursslukande konferens “öppen för alla intresserade” där det kan vara svårare att säkerställa en verklig målgruppsanpassning av innehållet.

Bemanning

Att avsluta ett projekt innebär ofta hög arbetsbelastning för projektledningen och nyckelpersoner i projektet. Det är viktigt att man tidigt säkrar resurser för nödvändiga arbetsuppgifter kopplade till administration, ekonomi och kommunikation för att se till att projektet kan avslutas på ett ordnat och professionellt sätt. Att lämna alla sådana uppgifter till projektledaren, framförallt för större projekt, är förenat med risker (både för kvalitet och projektledarens hälsa) då arbetsbelastningen ofta blir mycket hög.

Knyt ihop säcken och fira

När projektet avslutas är det viktigt att också knyta ihop säcken för projektgruppen. Vissa av individerna kanske fortsätter att arbeta tillsammans i andra konstellationer men troligtvis inte alla. Att ta tid för att träffas och gå igenom projektresan tillsammans är viktigt både för att få fira segrar och lufta frustrationer över saker som inte gick som planerat. Gruppsykologiskt är det viktigt att göra ett ordentligt avslut och ge gruppmedlemmarna tillfälle att uttrycka sina tankar och känslor kring vad som hänt under projektet – detta för att man ska kunna gå vidare till nya sammanhang utan att det ligger kvar frustrationer kring “det som borde sagts”.

Det är viktigt att fira delsegrar under hela projektet för att hålla engagemanget uppe och skapa intresse från nyckelintressenter, men när projektet är avslutat då bör man fira ordentligt att man kommit i mål och synliggöra hur viktiga projektmedlemmarnas respektive insatser varit för att projektet som helhet skulle fungera. Fira bör man även om inte allt i projektet gick som det skulle eller blev så lyckat som man hade hoppats – då kan man istället fokusera på alla de ovärderliga lärdomar man fått på vägen och prata om hur viktiga de kommer att vara i andra sammanhang i framtiden.

ATT SKAPA, SÖKA, ANVÄNDA OCH DELA KUNSKAP

Skapa

Mot slutet av projektet bör man ta ordentligt med tid för att djupanalysera resultaten och erfarenheterna från projektet. Vad har skapats? Vad var det som hände och varför blev det som det blev? Hur såg orsakssambanden ut? Vilka lärdomar kan man dra inför framtiden från både positiva och negativa erfarenheter? För att verkligen komma ner till kärnan i dessa frågor kan man tänka att varje svar ska generera en ny fråga – som att skala av lager efter lager på en lök. 

I detta analysarbete är det viktigt att inte stanna vid det uppenbara resultatet, dvs. det som projektet skapades för och som planerats sedan start, utan undersöka alla möjliga sorters kunskap som skapats eller synliggjorts under projektet (metoder, arbetssätt, förhållningssätt som varit viktiga, hur man samarbetat inom gruppen, hur man hanterat risker, hur man gjort analyser och vad de gett, etc.).

Söka

När man har analyserat vilken kunskap som genererats inom projektet är det viktigt att söka efter organisationer eller personer som skulle kunna ha nytta av specifika delar av projektet. Man kan fundera på om det finns de med liknande förutsättningar (t.ex. en annan kommun) som står inför liknande utmaningar eller arbetar inom samma område eller andra typer av aktörer med helt andra ingångar in i frågan (t.ex. statlig myndighet eller forskare). 

Dela

Utifrån djupanalysen av lärdomar är det dags att ta reda på och planera för hur projektets resultat (i alla dess olika former) kan bevaras och tas vidare i de sammanhang som projektet relaterat till. Det är klokt att engagera hela projektorganisationen i dialog kring detta och att uppmuntra till att alla funderar på vilka värden som projektet skapat som kan vara nyttiga i projektdeltagarnas respektive kontexter och nätverk. Exempelvis kan någon vilja ta med sig ett en viss metod eller arbetssätt man lärt sig in i sin organisation för att kunna appliceras på kanske helt andra områden medan någon annan fått insikt om hur man bäst kommunicerar med skeptiska målgrupper. Här bör man fundera på hur man kan säkerställa att projektet kan fortsätta att generera nytta på olika sätt över tid (långt efter att projektet avslutats) och vem som kan tänkas vilja ta ansvar för att fortsätta använda och vidareutveckla särskilt värdefulla resultat.

Dela

I projektets slutskede intensifieras spridningsarbetet som man förhoppningsvis planerat och säkrat upp resurser för på ett mycket tidigare stadium.

Om man har maximal effekt i resultatspridningen i sikte är det avgörande att utgå från vad man tror är relevant för respektive resultatmottagare och inte fastna i fällan att fokusera på att “visa upp vad vi gjort” (som kanske handlar mer om egenintresse). Nyckeln till framgång i meningsfull spridning är att på ett strukturerat och systematiskt sätt matcha kunskapsvärden från projekt med specifika mottagare utifrån vad man vet om dem (vilken typ av organisation, vilka förutsättningar de har, vilken ingång de har  till projektets fokusområde, etc.). 

För att kunna paketera ett bra “spridningserbjudande” behöver man bygga upp en djup kunskap om de prioriterade mottagarna, gärna genom att föra dialog med dem om vilka kunskapsbehov och intressen de har. Utifrån matchningen av kunskap från projektet samt mottagarens behov och intressen kan man sen organisera konkreta spridningsaktiviteter. Dessa kan se ut på väldigt många olika sätt och ibland är det som är i princip “gratis” (t.ex. hålla en informell dialog med en intressent) mer effektivt än storslagna och kostsamma events. Det viktiga är att alltid försöka kontextualisera kunskapen så att den kan förstås av olika mottagare med olika profil, förutsättningar och intressen så att det blir meningsfullt och kan leda till ett verkligt lärande.