Före projektstart

PROBLEMFORMULERING  och FÖRÄNDRINGSTEORI

Resan mot ett hållbart samhälle kräver omfattande strukturomvandling på lokal och regional nivå. Ofta testas nya sätt och lösningar i projekt, vid sidan av organisationers ordinarie verksamhet, men för att bestående förändring ska komma till stånd behövs ofta nya strukturer, t.ex. organisatoriska, mellanmänskliga eller nya former för hur kunskap ska utvecklas och förvaltas. Detta för att undvika att glida ner i samma gamla hjulspår efter att projektet är avslutat. Man kan ses projekt som ett slags katalysator för att skapa förändring i ordinarie verksamheter. 

Problemformulering och behovsanalys

Innan man skapar ett projekt bör man ställa sig en rad viktiga frågor. Exempelvis: Vilket problem vill vi lösa? Vilka bakomliggande faktorer och drivkrafter har skapat problemet? Vems är problemet? Vilka måste bidra för att problemet ska lösas på ett långsiktigt hållbart sätt? Är ett projekt rätt väg att gå för att åstadkomma önskvärd effekt på lång sikt? Och hur prioriterat är detta med hänsyn till andra behov i en kontext med begränsade resurser? 

Det är klokt att investera i att göra en förstudie för att hitta svar på dessa frågor. Ramverket “Logical Framework Approach” (LFA) erbjuder ett strukturerat arbetssätt för att ta sig an dessa grundläggande frågor. LFA påminner bl.a. om vikten att ifrågasätta vilken kunskap som behovsanalysen bygger på; är faktaunderlaget tillräckligt och har korrekta slutsatser dragits? För att öka förutsättningarna för att projektet ska få bra effekter och leda till bestående förändringar är det viktigt att involvera de aktörer som ska äga resultatet i både behovsanalys och problemformulering. 

I planeringen av projektet är det också viktigt att undersöka mottagarkapaciteten hos de tilltänkta målgrupperna, dvs. finns de strukturella (t.ex. organisatoriska och ekonomiska) och kanske även kulturella (värderingar, traditioner, m.m.) förutsättningarna att kunna integrera det som projektet skapar i målgruppernas respektive verksamheter. Detta blir särskilt viktigt att fundera kring när det handlar om innovationsprojekt där man kanske inte på förhand vet exakt hur slutresultatet ser ut.

Om det inte finns förutsättningar för att genomföra en ordentlig förstudie innan man startar ett projekt (t.ex. situationer då man är fullständigt beroende av extern projektfinansiering) får man avsätta extra tid och utrymme i uppstarten på projektet för att reda ut dessa avgörande frågor. I dessa lägen är det viktigt att bibehålla en flexibilitet i projektplanen (som inkluderats i ansökan om finansiering) så att viktiga justeringar kan göras utifrån resultaten av dessa analyser.

Förändringsteori

När det finns en god förståelse för problembilden och nuläget är det dags att fundera på vilka långsiktiga effekter som man vill uppnå med projektet. En förändringsteori syftar till att bygga en genomtänkt och logisk plan för att genomföra den förändring som projektet syftar till och den beskriver steg för steg hur den ska gå till. I förändringsteorin visualiserar man effekter och tydliggör orsakssambanden mellan de olika stegen. Det man gör är att ta avstamp i den önskade effekten och gå baklänges enligt följande logik: önskade effekter på kort och lång sikt ← resultat som måste åstadkommas för att effekten ska kunna uppnås ← prestationer och utfall som krävs för att resultat ska uppnås ← insatser och aktiviteter ← och slutligen de resurser och förutsättningar som behövs för att kunna genomföra aktiviteterna i projektet.

Förändringsledningskompetens

Den bestående effekten av ett projekt, som förstås alltid bör ligga i fokus, väntas ofta uppnås genom en kedja aktiviteter som syftar till att människor ska ändra beteende eller börja göra saker på nya sätt. Att leda ett förändringsarbete i en komplex omvärld kräver att projektorganisationen besitter en samling viktiga kompetenser som är centralt inom förändringsledning (se ordförklaring nedan).

Foto: Kristina Blomqvist

OMVÄRLD, INTRESSENTER och MÅLGRUPPER

Systemsyn

Projektverksamhet sker inte i ett vakuum utan utgör en liten beståndsdel i en komplext omvärldssystem i ständig förändring. För att säkerställa att projektet är relevant på både kort och lång sikt, och för att förstå förutsättningarna för att lyckas är det viktigt att skaffa sig god kunskap om viktiga omvärldsfaktorer som kan påverka arbetet eller dess resultat. Det är viktigt att dessa tas i beaktande när projektet planeras. Det är därför viktigt att göra (och hålla uppdaterad under projektets gång) en omvärlds- och riskanalys för skapa handlingsberedskap för förändringar i omvärlden och i projektets förutsättningar. 

Intressentlandskapet

På lokal och regional nivå är intressentlandskapet komplext och projektet kan exempelvis påverkas av politiska prioriteringar. Att ha god kunskap om projektets intressenter är A och O för ett lyckat projekt. Det är av avgörande betydelse att förstå vilka organisationer och individer som är särskilt viktiga för projektets framgång och även att känna till vilka som kommer att påverkas av projektets verksamhet, både positivt och negativt. 

Förankring

Det spelar ingen roll hur fantastiskt projektet än är om det inte är förankrat hos de människor som påverkas av, och förväntas förvalta resultaten på längre sikt. Ett välförankrat projekt bygger på en god förståelse för och hänsyn till både projektägarens och målgruppens syn på utvecklingsområdet eller utmaningen som ska tacklas, deras förutsättningar för och behov av förändring (detta kan ibland skilja sig åt väsentligt, och kan dessutom förändras under projektets gång). 

Ju mer projektets målgrupper är involverade i problemformulering och behovsanalys, desto större chans är det att projektet designas och genomförs på ett sätt som möter deras verkliga behov och förutsättningar. Detta ökar i sin tur överlevnadschansen för projektets resultat och möjligheten att dessa ger upphov till goda effekter på lång sikt. När man pratar om målgrupper är det viktigt att särskilja mellan projektets målgrupp och resultatets målgrupp och de som påverkas av effekten av projektet – ibland är det samma personer eller grupper, men det kan också vara olika målgrupper för olika faser eller aspekter av ett projekt.

Känsla av allvar och angelägenhet

För att projektet ska ha goda förutsättningar att lyckas producera långsiktiga effekter är det avgörande att alla i projektorganisationen och målgruppen förstår varför projektet behövs och känner att det är viktigt. Utan känslan av allvar och angelägenhet är risken stor att projektet inte ges tillräcklig prioritet och nödvändiga resurser för att lyckas. Det är sedan viktigt att man under hela projektresan bibehåller denna känsla så att projektet inte får “pyspunka” och man tappar kraft och engagemang i arbetet.

ATT SKAPA, SÖKA, ANVÄNDA OCH DELA KUNSKAP

Man kan betrakta projekt som “kunskapsfabriker” som producerar en hel en massa kunskap av olika slag. Mycket av denna kunskap är erfarenhetsbaserad/praktisk och utvecklas genom att människorna som involveras i projektet genomgår läroprocesser (medvetna och omedvetna) där de tar användning av sina tidigare erfarenheter medan de jobbar tillsammans för att göra världen bättre.

För att få ut så stor effekt av projektet är det klokt att lägga grunden för en lärande kultur och en klok kunskapsförvaltning redan på planeringsstadiet. Detta förutsätter att man i projektplaneringen (och ev. ansökan) tar höjd för och planerar in tillräckligt med tid och resurser för uppföljning, utvärdering, reflektion inom projektgruppen. Det är även klokt att planera för återkommande lärdialoger med externa parter för att skapa förutsättningar för projektets långsiktiga fortlevnad. Öronmärk även resurser för att ta fram en genomtänkt strategi för att nyttiggöra och sprida projektets resultat, i linje med dess vision och mål.

I projektplaneringsskedet är det bra att fundera på följande frågor: 

  • Vilken kunskap och vilka kompetenser besitter vi i projektorganisationen redan idag (genom våra tidigare erfarenheter)?
  • Vilken kunskap och vilka kompetenser behöver vi för att genomföra vårt projekt?
  • Vilka kan ha gjort något liknande förut som vi skulle kunna lära av för att undvika att uppfinna “nya hjul” och undvika att göra dyrköpta misstag? 
  • Vilka andra jobbar med liknande frågor som vi kan vi ha ett ömsesidigt kunskapsutbyte med under projektets gång för att vi (och de) ska nå framgång i våra respektive projekt och sammanhang? 
  • När vi har lyckats med vårt projekt, vilka vill vi sannolikt sprida vår kunskap och erfarenheter till?
  • Hur kan projektets resultat fortsätta att skapa nytta och vara relevant även efter att projektet är avslutat? 
  • Hur skulle en uppskalning av våra önskade projektresultat kunna se ut?

VIKTIGA BEGREPP

Projekt

Ett uppdrag som utförs av en tillfällig arbetsorganisation för att åstadkomma ett i förväg bestämt resultat. (Källa: Wikipedia). Ett projekt har ett avgränsat mål, är tidsbestämt, bygger ofta på extern finansiering. Det bedrivs ofta vid sidan om ordinarie verksamhet och har en egen projektledning 

Projektorganisation

För att åstadkomma långsiktigt hållbara effekter av resultat krävs inte bara en duktig projektledare utan en hel projektorganisation med ändamålsenlig struktur och arbetssätt; “krävande finansiärer, aktivt ägarskap, professionell styrning, kompetent ledning, engagerade deltagare och målgrupper med inflytande” (Källa: G. Brulin, L.Svensson (2012), Att äga, styra och utvärdera stora projekt”)

Förändringsteori

En metod för att planera, genomföra och utvärdera förändringsarbeten. Den utgår från de långsiktiga målen för förändringsarbetet och går baklänges för att identifiera nödvändiga förutsättningar och interventioner som krävs för att målen ska kunna nås. (Källa: Wikipedia, “Theory of change”)

Förändringsledning

Ett genomtänkt, planerat och strukturerat arbete där människor i en organisation ges det stöd de behöver för att ett förändringsinitiativ ska uppnå önskat resultat. Det är förändringsledningens ansvar att planera, organisera och genomföra detta arbete. (Källa: Förändringsledning av A. Hallin et al, 2019). Förändringsledning inbegriper kompetens inom ledarskap, kommunikation och grupprocesser och handlar mycket om att leda och stödja människor att ändra beteende eller göra saker på nya sätt.

Systemtänkande

Ett holistiskt synsätt som betraktar samhället och specifika frågor som komplexa “system” som är tätt sammankopplade med och beroende av utvecklingen i andra (del-)system. Att angripa ett problem eller utvecklingsområde på ett systemiskt sätt (till skillnad från linjärt) ger större möjligheter till långsiktigt hållbar förändring då angreppssättet betonar en bredare analys av alla de faktorer som påverkar utvecklingen inom ett område.

Läs mer

Länkar

Läs mer om LFA (SIDA)
Läs mer om SMARTa Mål

Boktips

Bergman, L. (2014). Lyckas med projekt – i arbete med människor och samhälle. Komlitt.

Brulin, G., & Svensson, L. (2011). Att äga, styra och utvärdera stora projekt. Studentlitteratur.

Hallin, A., Olsson, A., & Widström, M. (2019). Förändringsledning. Studentlitteratur.

Jakobsson Lund, A. (2008). 100 sidor om konsten att sätta smarta mål – och att nå dem. Bokförlaget Redaktionen i Stockholm AB.