PROBLEMFORMULERING och FÖRÄNDRINGSTEORI
Resan mot ett hållbart samhälle kräver omfattande strukturomvandling på lokal och regional nivå. Ofta testas nya sätt och lösningar i projekt, vid sidan av organisationers ordinarie verksamhet, men för att bestående förändring ska komma till stånd behövs ofta nya strukturer, t.ex. organisatoriska, mellanmänskliga eller nya former för hur kunskap ska utvecklas och förvaltas. Detta för att undvika att glida ner i samma gamla hjulspår efter att projektet är avslutat. Man kan ses projekt som ett slags katalysator för att skapa förändring i ordinarie verksamheter.
Problemformulering och behovsanalys
Innan man skapar ett projekt bör man ställa sig en rad viktiga frågor. Exempelvis: Vilket problem vill vi lösa? Vilka bakomliggande faktorer och drivkrafter har skapat problemet? Vems är problemet? Vilka måste bidra för att problemet ska lösas på ett långsiktigt hållbart sätt? Är ett projekt rätt väg att gå för att åstadkomma önskvärd effekt på lång sikt? Och hur prioriterat är detta med hänsyn till andra behov i en kontext med begränsade resurser?
Det är klokt att investera i att göra en förstudie för att hitta svar på dessa frågor. Ramverket “Logical Framework Approach” (LFA) erbjuder ett strukturerat arbetssätt för att ta sig an dessa grundläggande frågor. LFA påminner bl.a. om vikten att ifrågasätta vilken kunskap som behovsanalysen bygger på; är faktaunderlaget tillräckligt och har korrekta slutsatser dragits? För att öka förutsättningarna för att projektet ska få bra effekter och leda till bestående förändringar är det viktigt att involvera de aktörer som ska äga resultatet i både behovsanalys och problemformulering.
I planeringen av projektet är det också viktigt att undersöka mottagarkapaciteten hos de tilltänkta målgrupperna, dvs. finns de strukturella (t.ex. organisatoriska och ekonomiska) och kanske även kulturella (värderingar, traditioner, m.m.) förutsättningarna att kunna integrera det som projektet skapar i målgruppernas respektive verksamheter. Detta blir särskilt viktigt att fundera kring när det handlar om innovationsprojekt där man kanske inte på förhand vet exakt hur slutresultatet ser ut.
Om det inte finns förutsättningar för att genomföra en ordentlig förstudie innan man startar ett projekt (t.ex. situationer då man är fullständigt beroende av extern projektfinansiering) får man avsätta extra tid och utrymme i uppstarten på projektet för att reda ut dessa avgörande frågor. I dessa lägen är det viktigt att bibehålla en flexibilitet i projektplanen (som inkluderats i ansökan om finansiering) så att viktiga justeringar kan göras utifrån resultaten av dessa analyser.
Förändringsteori
När det finns en god förståelse för problembilden och nuläget är det dags att fundera på vilka långsiktiga effekter som man vill uppnå med projektet. En förändringsteori syftar till att bygga en genomtänkt och logisk plan för att genomföra den förändring som projektet syftar till och den beskriver steg för steg hur den ska gå till. I förändringsteorin visualiserar man effekter och tydliggör orsakssambanden mellan de olika stegen. Det man gör är att ta avstamp i den önskade effekten och gå baklänges enligt följande logik: önskade effekter på kort och lång sikt ← resultat som måste åstadkommas för att effekten ska kunna uppnås ← prestationer och utfall som krävs för att resultat ska uppnås ← insatser och aktiviteter ← och slutligen de resurser och förutsättningar som behövs för att kunna genomföra aktiviteterna i projektet.
Förändringsledningskompetens
Den bestående effekten av ett projekt, som förstås alltid bör ligga i fokus, väntas ofta uppnås genom en kedja aktiviteter som syftar till att människor ska ändra beteende eller börja göra saker på nya sätt. Att leda ett förändringsarbete i en komplex omvärld kräver att projektorganisationen besitter en samling viktiga kompetenser som är centralt inom förändringsledning (se ordförklaring nedan).
Foto: Kristina Blomqvist
OMVÄRLD, INTRESSENTER och MÅLGRUPPER
Systemsyn
Projektverksamhet sker inte i ett vakuum utan utgör en liten beståndsdel i en komplext omvärldssystem i ständig förändring. För att säkerställa att projektet är relevant på både kort och lång sikt, och för att förstå förutsättningarna för att lyckas är det viktigt att skaffa sig god kunskap om viktiga omvärldsfaktorer som kan påverka arbetet eller dess resultat. Det är viktigt att dessa tas i beaktande när projektet planeras. Det är därför viktigt att göra (och hålla uppdaterad under projektets gång) en omvärlds- och riskanalys för skapa handlingsberedskap för förändringar i omvärlden och i projektets förutsättningar.
Intressentlandskapet
På lokal och regional nivå är intressentlandskapet komplext och projektet kan exempelvis påverkas av politiska prioriteringar. Att ha god kunskap om projektets intressenter är A och O för ett lyckat projekt. Det är av avgörande betydelse att förstå vilka organisationer och individer som är särskilt viktiga för projektets framgång och även att känna till vilka som kommer att påverkas av projektets verksamhet, både positivt och negativt.
Förankring
Det spelar ingen roll hur fantastiskt projektet än är om det inte är förankrat hos de människor som påverkas av, och förväntas förvalta resultaten på längre sikt. Ett välförankrat projekt bygger på en god förståelse för och hänsyn till både projektägarens och målgruppens syn på utvecklingsområdet eller utmaningen som ska tacklas, deras förutsättningar för och behov av förändring (detta kan ibland skilja sig åt väsentligt, och kan dessutom förändras under projektets gång).
Ju mer projektets målgrupper är involverade i problemformulering och behovsanalys, desto större chans är det att projektet designas och genomförs på ett sätt som möter deras verkliga behov och förutsättningar. Detta ökar i sin tur överlevnadschansen för projektets resultat och möjligheten att dessa ger upphov till goda effekter på lång sikt. När man pratar om målgrupper är det viktigt att särskilja mellan projektets målgrupp och resultatets målgrupp och de som påverkas av effekten av projektet – ibland är det samma personer eller grupper, men det kan också vara olika målgrupper för olika faser eller aspekter av ett projekt.
Känsla av allvar och angelägenhet
För att projektet ska ha goda förutsättningar att lyckas producera långsiktiga effekter är det avgörande att alla i projektorganisationen och målgruppen förstår varför projektet behövs och känner att det är viktigt. Utan känslan av allvar och angelägenhet är risken stor att projektet inte ges tillräcklig prioritet och nödvändiga resurser för att lyckas. Det är sedan viktigt att man under hela projektresan bibehåller denna känsla så att projektet inte får “pyspunka” och man tappar kraft och engagemang i arbetet.
