PLANERING OCH GENOMFÖRANDE
På rätt kurs?
Under hela projektgenomförandet är det enormt viktigt att ständigt hålla liv i projektets vision och hålla koll på att aktiviteter och insatser utvecklas i linje med förändringsteorin eller strategin för projektet. Ju tidigare man upptäcker att projektet börjar avvika från dessa, desto större chans har man att räta upp skutan i tid. Ibland krävs förändringar i både förändringsteori och arbetssätt i och med att omvärlden och intressantlandskapet förändras. Se därför till att regelbundet (t.ex. ha en stående punkt på agendan för projektmöten) stämma av inom projektgruppen, och tillsammans med viktiga intressenter, hur den aktuella situationen i projektet förhåller sig till målet och planen och samtidigt uppmärksamma viktiga förändringar i projektets förutsättningar.
Håll omvärlds- och intressentanalyser uppdaterade
Det är viktigt att omvärlds- och intressentanalyserna man gjorde när projektet planerades eller i uppstarten inte betraktas som “facit” för hela projektgenomförandet utan snarare ses som färskvara som ständigt måste uppdateras för att bibehålla sin relevans. Man behöver inte göra om hela jobbet utan det handlar mer om att regelbundet kontrollera om något har ändrats eller bör läggas till.
Det är klokt att använda dessa analyser som navigationsinstrument för förändringsresan, tillsammans med visionen/förändringsteorin.
KOMMUNICERA FÖR ENGAGEMANG
God kommunikation är bland det viktigaste i ett projekt – både internt inom projektgruppen och externt gentemot målgrupper och andra nyckelintressenter. I princip går det inte att kommunicera för mycket, snarare är det så att många organisationer misslyckas med sina förändringsprojekt just på grund av att man kommunicerar alldeles för lite och kanske också på fel sätt.
Sätt projektet i kontext
Kommunikationen är central för att alla projektinterna och -externa aktörer ska förstå projektets “varför” (känslan av att projektet är viktigt för att lösa en utmaning och/eller realisera en möjlighet), samt för att förstå och känna entusiasm för visionen och strategin för att lyckas nå i mål. Det är klokt att sätta projektet i en större kontext och visa hur projektet bidrar till att nå existerande mål (alltifrån globala, nationella, regionala, till lokala), samt hur det förhåller sig till aktuella strategier och verksamheter som är viktiga för projektets målgrupper. Att utforma förändringsarbetet som projektet syftar till som en gemensam utmaning kan öka känslan av gemenskap och motivation för viktiga intressenter att engagera sig och bidra i arbetet.
Visualisera
För att projektet ska bli begripligt och intressant både inom projektorganisationen och externt är det bra att beskriva projektet visuellt. Att måla upp projektets färd mot måluppfyllelse i bilder hjälper till att skapa samsyn och gemensam förståelse inom gruppen kring hur olika insatser hänger ihop och vad de förväntas leda till. Visualisering är också lättare att ta till sig för intressenter som kanske inte vill eller har tid att läsa om projektet.
Målgruppsanpassad kommunikation
Det är också enormt viktigt att kommunikationen är målgruppsanpassad, dvs att man, utifrån insikterna som intressentanalysen ger, ser till att kommunicera med olika intressentgrupper och individer på olika sätt beroende på deras intresse, inställning till och förståelse för projektet. Intressentanalysen är grunden för att ta fram projektets kommunikationsplan.
Det kan också vara viktigt att tänka på vem som kommunicerar för att få genomslag. Se därför till att engagera hela projektorganisationen och ta hjälp att sprida budskapet genom “ambassadörer” med inflytande i relevanta nätverk som projektets kärntrupp kanske inte har direkt tillgång till. För att underlätta för projektets ambassadörer, och säkerställa att budskapet är enhetligt även om vinklingen och kommunikationskanalen skiljer sig åt, är det viktigt att skapa en god struktur och ett bra grundmaterial för kommunikationen, t.ex. ett enkelt basmaterial där visionen och nyckelaspekter av strategin finns inkluderade.
Dialog
Det man aldrig får glömma är att god kommunikation handlar om ömsesidig dialog. Det handlar alltså inte om att sända ut ett budskap till “passiva” mottagare. Detta är särskilt viktigt i projekt där man vill att målgruppen ska ta till sig och skapa acceptans för projektets resultat för att kunna integrera nya lösningar och arbetssätt i sin egen ordinarie verksamhet.
SAMSKAPA LÅNGSIKTIGT HÅLLBARA LÖSNINGAR TILLSAMMANS
Användarcentrerat arbetssätt
För att säkerställa att projektet utvecklar lösningar som det finns ett reellt behov av i målgruppen och att det som tas fram i projektet passar in och kan integreras i de befintliga strukturella och kulturella kontexterna hos de respektive intressenterna kan man med fördel arbeta med användarcentrerade metoder såsom tjänstedesign eller Design Thinking.
Inom tjänstedesign tar man avstamp i användarnas eller behovsägarnas helhetssituation och kontext. Man lägger stor vikt vid att verkligen förstå deras perspektiv, förutsättningar och intressen på djupet för att sedan samskapa lösningar (system, processer, policy, m.m.) tillsammans med behovsägare och andra relaterade intressenter som påverkar en viss situation eller område. Centralt för arbetssättet är att man vågar ifrågasätta etablerade sanningar, att man vågar ställa öppna, kritiska och djuplodande frågor i syfte att verkligen förstå orsakssamband, få nya insikter och identifiera synergier som kan leda till helt nya lösningar. Tjänstedesign utnyttjar den kollektiva intelligensen och de gemensamma och individuella erfarenheterna hos människorna som deltar på ett kraftfullt sätt och förutom att vara ett strukturerat arbetssätt för innovation är det samtidigt ett starkt verktyg för förankring och involvering av målgrupper och nyckelintressenter. Man kan applicera metoden och tankesättet på hela projektet eller enskilda delar.
Då verkligt innovativa lösningar – som kanske ifrågasätter status quo i målgruppernas respektive organisationer (strukturellt eller kulturellt) – kan framkomma genom detta arbetssätt är det av central betydelse att på förhand och under processens gång involvera, förankra och säkerställa mandat hos relevanta beslutsfattare så att resultatet kan förvaltas och förhoppningsvis implementeras i ordinarie verksamhet.
